Sachtexte Das Ergebnisprotokoll
Hier beantworten wir folgende Fragen:
- Was hat das Ergebnisprotokoll mit anderen Protokollarten gemeinsam?
- Was ist das Besondere am Ergebnisprotokoll?
- Welche Arbeitsschritte sind für das Ergebnisprotokoll notwendig?
- Wie wird das Ergebnisprotokoll ein gültiges Dokument?
Die äußere Form
- Protokollkopf: Name der Firma oder Institution, Art der Veranstaltung, Ort, Beginn und Ende, Teilnehmer/-innen, Sitzungsleiter/-in, Protokollführer/-in, Tagesordnung
- Protokolltext gegliedert in Tagesordnungspunkte
- Protokollschluss: Datum, Unterschriften
Das Besondere liegt in der inhaltlichen Gestaltung. Das Ergebnisprotokoll nennt bei jedem Tagesordnungspunkt das Thema, gibt die nötigen Informationen zum Verständnis des Themas und dokumentiert das Ergebnis der Gespräche.
Das ist der große Unterschied zum Verlaufsprotokoll. Das Verlaufsprotokoll zeichnet bei jedem Tagesordnungspunkt den Gesprächsverlauf nach, geht auf die verschieden Meinungen, Standpunkte, Argumente, Vorschläge und Einwände ein. Dabei wird verdeutlicht, auf welchem Weg das Ergebnis zustande gekommen ist. Dagegen beschränkt sich das Ergebnisprotokoll auf die Ergebnisse selbst.
- Alle Daten notieren, die für den Protokollkopf nötig sind
- Zu jedem Tagesordnungspunkt die Gesprächsinhalte in Stichpunkten notieren
- Wesentliches von Unwesentlichem unterscheiden: Wichtig ist das Thema des Tagesordnungspunktes und was dazu gesagt wird. Wichtig ist, welche Entscheidungen getroffen werden, welches Ergebnis zustande kommt.
- Bei einem Abstimmungsantrag die Formulierung des Antrags wörtlich aufnehmen und in Anführungszeichen setzen
- Das Abstimmungsergebnis genau notieren, z. B. "drei Ablehnungen", "zwölf Befürworter", "zwei Enthaltungen"
Am Ende muss das Protokoll unterschrieben werden
- Zweck und Adressatenkreis des Protokolls beachten
- Auf die äußere Form beim Protokollkopf achten
- Protokolltext nach Tagesordnungspunkten gliedern
- Aus der Mitschrift zu jedem Tagesordnungspunkt die Aspekte auswählen, die für Thema und Ergebnis wichtig sind
- Sachlich und objektiv formulieren, so dass ein Außenstehender die Zusammenhänge versteht
- In der Gegenwartsform (= Präsens) und in ganzen Sätzen formulieren
- Am Ende des Textes Ort und Datum angeben
- Das Protokoll selbst unterschreiben und den/die Veranstaltungsleiter/-in unterschreiben lassen
1.
Außenstehende verstehen die Zusammenhänge nicht.
2.
Sprache und Form entsprechen nicht den Anforderungen.
3.
Es werden Stichpunkte formuliert.
4.
Die Unterschriften werden vergessen.
1.
Protokollkopf: Name der Firma oder Institution, Art der Veranstaltung, Ort, Beginn und Ende, Teilnehmer/-innen, Sitzungsleiter/-in, Protokollführer/-in, Tagesordnung
2.
Protokolltext gegliedert in Tagesordnungspunkte (nur die nötigen Informationen und das Ergebnis)
Bei jedem Tagesordnungspunkt das Thema nennen
3.
Protokollschluss: Datum, Unterschriften
4.
Sachlicher Stil
Die nötigen Informationen zum Verständnis des Themas geben
Die Ergebnisse des Gesprächsverlaufs dokumentieren
5.
Gegenwartsform
6.
Redebeiträge in indirekter Rede wiedergeben