Sachtexte Ein Protokoll schreiben
Hier beantworten wir folgende Fragen:
- Wie bereite ich mich aufs Protokollschreiben vor?
- Wie verfasse ich eine Mitschrift?
- Wie formuliere ich das Protokoll schriftlich?
- Wie wird das Protokoll ein gültiges Dokument?
Wer vor einer Veranstaltung bereits weiß, dass er das Protokoll schreiben soll, kann sich mit folgenden Punkten die Arbeit sehr erleichtern:
Welche Informationen gibt es zur Tagesordnung (z. B. eine Einladung, ein Handout)?
Welches Ziel hat die Veranstaltung?
Wer sind die Teilnehmer?
Soll ein Ergebnisprotokoll oder ein Verlaufsprotokoll angefertigt werden?
Wie wird das Protokoll hinterlegt? In Papierform und/oder elektronisch?
Wird das Protokoll an die Teilnehmer verschickt? Per Post oder per Mail?
Tipp
- Papier und Stift bereitlegen
- Die Seiten nummerieren
- Für Protokolle mit besonderen Anforderungen (z. B. bei Prüfungen) vorhandene Formblätter verwenden
- Leserlich schreiben
Knapp und stichpunktartig Notizen machen:
- Abkürzungen verwenden
- Datum, Beginn, Ende, Ort der Veranstaltung, Leitung notieren
- Namen der Teilnehmer/-innen notieren (Wer fehlt und wer ist entschuldigt?)
- Mitschrift nach Tagesordnungspunkten gliedern (am Rand genügend Platz für Ergänzungen und Korrekturen lassen)
- Bei Unklarheiten nachfragen
Wichtig
- Anträge wörtlich aufschreiben und in Anführungszeichen setzen
- Bei Abstimmungen das Ergebnis notieren
- Teilnehmerliste, Handouts, Informationsmaterial (z. B. Tabellen, Grafiken), Organisationspläne usw. mitnehmen und sie später dem Protokoll als Anlage beifügen
Am Ende der Veranstaltung ist es manchmal sinnvoll, die Vereinbarungen und Beschlüsse nochmals vorzutragen, damit es keine Unklarheiten gibt.
Die Grundregeln für die Erstellung eines Protokolls sind im Einführungskapitel "Wozu dienen Protokolle?" zusammengefasst:
Die weiteren Abschnitte des Protokolls ergeben sich aus den Tagesordnungspunkten. Der Ablauf der Veranstaltung, die Redebeiträge und die Ergebnisse sollten knapp in ganzen Sätzen zusammengefasst werden.
Hat ein Redner Informationsmaterial, das in der Anlage beigefügt ist, verwendet, wird im Protokolltext an der entsprechenden Stelle in Klammern darauf hingewiesen (z. B. vgl. Anlage).
- Teilnehmerliste (anwesend, abwesend, entschuldigt, unentschuldigt)
- Einladung
- Abstimmungsergebnisse
- Zusätzliches Informationsmaterial: Statistiken, Tabellen, Handouts usw.
- Detaillierte Planungen zur Organisation oder zu einzelnen Beschlüssen
Die Anlagen werden durchnummeriert, entsprechende Vermerke werden in Klammern in den Protokolltext geschrieben.
1.
Die Namen der Redner werden nicht notiert.
2.
Im Protokolltext werden die Wertungen der Redner übernommen.
3.
Das Protokoll wird nicht unterschrieben.
1.
Vorbereitung: Information über die Veranstaltung und die Art des Protokolls (Ergebnis-, Verlaufsprotokoll?)
2.
Übersichtliche Mitschrift
Im Präsens schreiben und die indirekte Rede verwenden
Den Protokolltext sachlich und in ganzen Sätzen formulieren, so dass ein Außenstehender die Zusammenhänge versteht
3.
Protokollkopf: Name der Firma oder Institution, Art der Veranstaltung, Ort, Beginn und Ende, Teilnehmer/-innen, Sitzungsleiter/-in, Protokollführer/in, Tagesordnung
4.
Protokolltext gegliedert in Tagesordnungspunkte
5.
Protokollschluss: Datum, Unterschriften
6.
Sachlicher Stil, keine Bewertungen
7.
Gegenwartsform