Sachtexte Wozu dienen Protokolle?
Hier beantworten wir folgende Fragen:
- Welche Aufgaben muss ein Protokoll erfüllen?
- Welche Teile hat ein Protokoll?
- Welche Arten von Protokollen unterscheidet man?
- Welche sprachlichen Merkmale hat ein Protokoll?
- Welche Bedingungen muss ein Protokoll erfüllen, damit es Beweiskraft hat?
Auch wenn sich nur wenige Leute darum reißen, ein Protokoll zu schreiben, sind Protokolle in vielen Situationen sehr hilfreich, oft sogar unabdingbar:
In einem Protokoll kann man nachlesen, was bei einer Sitzung, einer Versammlung oder auch bei einem Gerichtsverfahren beschlossen wurde - auch wenn man selbst nicht dabei war.
- Dokumentation einer Veranstaltung und ihrer Ergebnisse
- Information für Außenstehende und Gedächtnisstütze für Beteiligte
- Kontrolle von Sachverhalten
- Beweismittel
- Oft Grundlage für die weitere Arbeit
Aufgabe von Protokollen
- Ergebnisprotokoll: Es werden nur die Beschlüsse und Ergebnisse der Veranstaltung erfasst.
- Verlaufsprotokoll: Es zeichnet den Gesprächsverlauf nach, geht auf die verschieden Meinungen, Einwände und Anträge ein. Es wird deutlich, wie das Ergebnis der Veranstaltung zustande gekommen ist.
- Spezielle Protokolle mit eigenen Formblättern: z. B. im Rettungsdienst
Beim Protokollschreiben ist es wichtig, sachlich zu bleiben und in ganzen Sätzen zu schreiben. Das Protokoll wird im Präsens, also in der Gegenwart, verfasst. Die direkte Rede muss dabei in die indirekte Rede umgewandelt werden.
Wichtig ist auch die äußere Form:
1. Protokollkopf
- Name der Firma oder Institution
- Art der Veranstaltung
- Veranstaltungsort
- Beginn und Ende der Veranstaltung
- Teilnehmer/-innen
- Sitzungsleiter/-in
- Protokollführer/-in
- Tagesordnung
2. Protokolltext
Nach Tagesordnungspunkten gliedern
3. Protokollschluss
- Ort und Datum
- Unterschriften (der Protokollantin/des Protokollanten und der Sitzungsführerin/des Sitzungsführers)
Ein Protokoll hat nur dann Beweiskraft, wenn es ordnungsgemäß zustande gekommen und unterschrieben ist.
1.
Nacherzählung der Vorgänge statt Zusammenfassung
2.
Nicht genau zu beachten, welche Art von Protokoll man erstellen soll
3.
Den Protokolltext in Stichpunkten zu formulieren statt in ganzen Sätzen
4.
Wegzulassen, was man nicht verstanden hat, so dass wichtige Inhalte fehlen
5.
Protokollkopf und Protokollschluss sind unvollständig
1.
Aufgaben des Protokolls: Dokumentation, Information, Kontrolle, Beweismittel
2.
Art des Protokolls: Verlaufs- oder Ergebnisprotokoll bzw. Sonderform
3.
Äußere Form: Protokollkopf, Protokolltext und Protokollschluss
Protokoll übersichtlich gestalten
4.
Sachlicher Stil, keine Wertung der Vorgänge
Vorgänge bei einer Veranstaltung wahrheitsgetreu, vollständig und zweifelsfrei festhalten
5.
Ganze Sätze, Gegenwartsform, indirekte Rede