Sachtexte Das Verlaufsprotokoll
Von: Barbara Holzapfel
Stand: 06.04.2022 |Bildnachweis
Hier beantworten wir folgende Fragen:
- Was hat das Verlaufsprotokoll mit anderen Protokollarten gemeinsam?
- Was ist das Besondere am Verlaufsprotokoll?
- Welche Arbeitsschritte sind für das Verlaufsprotokoll notwendig?
- Wie wird das Verlaufsprotokoll ein gültiges Dokument?
Die äußere Form
- Protokollkopf: Name der Firma oder Institution, Art der Veranstaltung, Ort, Beginn und Ende, Teilnehmer/-innen, Sitzungsleiter/-in, Protokollführer/-in, Tagesordnung
- Protokolltext gegliedert in Tagesordnungspunkte
- Protokollschluss: Datum, Unterschriften
Das Besondere liegt in der inhaltlichen Gestaltung: Das Verlaufsprotokoll zeichnet bei jedem Tagesordnungspunkt den Gesprächsverlauf nach, geht auf die verschieden Meinungen, Standpunkte, Argumente, Vorschläge und Einwände ein.
Dabei wird in gestraffter Form, aber in chronologischer Reihenfolge dargestellt, auf welchem Weg das Ergebnis zustande gekommen ist.
Das ist der große Unterschied zum Ergebnisprotokoll. Das Ergebnisprotokoll nennt bei jedem Tagesordnungspunkt das Thema, gibt nur die nötigen Informationen zum Verständnis des Themas und dokumentiert das Ergebnis.
- Alle Daten notieren, die für den Protokollkopf nötig sind
- Zu jedem Tagesordnungspunkt die Gesprächsinhalte in Stichpunkten notieren
- Wesentliches von Unwesentlichem unterscheiden: Wichtig ist das Thema des Tagesordnungspunktes. Worum geht es dabei?
- Namen und Funktion jedes Redners notieren: Welchen Standpunkt vertritt er und wie begründet er ihn? Reihenfolge der Redebeiträge im Wesentlichen beibehalten.
- Am Rand notieren, auf welche Art und Weise sich die Meinungsbildung entwickelt
- Bei einem Abstimmungsantrag den Namen des Antragstellers notieren, die Formulierung des Antrags wörtlich aufnehmen und sie in Anführungszeichen setzen
- Das Abstimmungsergebnis genau notieren (z. B. "drei Ablehnungen", "zwölf Befürworter", "zwei Enthaltungen")
- Bei jedem Tagesordnungspunkt das Ergebnis notieren (z. B. eine Vereinbarung, Aufgabenverteilung)
Das Abstimmungsergebnis muss genau notiert werden.
- Zweck und Adressatenkreis des Protokolls beachten
- Auf die äußere Form beim Protokollkopf achten
- Protokolltext nach Tagesordnungspunkten gliedern
- Aus der Mitschrift zu jedem Tagesordnungspunkt die Aspekte auswählen, die für das Thema, den Verlauf des Gesprächs und das Ergebnis wichtig sind. Die verschiedenen Standpunkte und die Entwicklung der Meinungsbildung herausarbeiten.
- Sachlich und objektiv formulieren, so dass ein Außenstehender die Zusammenhänge versteht
- In der Gegenwartsform (= Präsens) und in ganzen Sätzen formulieren
- Redebeiträge in der indirekten Rede wiedergeben
- Am Ende des Textes Ort und Datum angeben
- Das Protokoll selbst unterschreiben und den/die Veranstaltungsleiter/-in unterschreiben lassen
1.
Außenstehende verstehen die Zusammenhänge nicht.
2.
Sprache und Form entsprechen nicht den Anforderungen.
3.
Es werden Stichpunkte formuliert.
4.
Die Unterschriften werden vergessen.
1.
Protokollkopf: Name der Firma oder Institution, Art der Veranstaltung, Ort, Beginn und Ende, Teilnehmer/-innen, Sitzungsleiter/-in, Protokollführer/-in, Tagesordnung
2.
Protokolltext gegliedert in Tagesordnungspunkte
Bei jedem Tagesordnungspunkt den Gesprächsverlauf nachzeichnen
Auf die verschiedenen Meinungen, Standpunkte, Argumente, Vorschläge und Einwände eingehen
3.
Protokollschluss: Datum, Unterschriften
4.
Sachlicher Stil
5.
Gegenwartsform
6.
Redebeiträge in indirekter Rede wiedergeben
In chronologischer Reihenfolge darstellen, auf welchem Weg das Ergebnis zustande gekommen ist