Oft wird bei einer Sitzung, Befragung oder Untersuchung ein Protokoll angefertigt. Es wird damit dokumentiert, wie die Veranstaltung abgelaufen ist. Die Teilnehmer, aber auch andere Personen, werden sachlich informiert. Anhand des Protokolls kann auch kontrolliert werden, ob die Veranstaltung nach den gültigen Regeln abgelaufen ist. Im Streitfall dient das Protokoll als Beweismittel. Protokolle sind übersichtlich gestaltet und haben drei Teile: Protokollkopf, Protokolltext und Protokollschluss. Man unterscheidet zwei Arten von Protokollen: Im Ergebnisprotokoll werden nur die Ergebnisse festgehalten, im Verlaufsprotokoll wird dargestellt, auf welche Art und Weise das Ergebnis zustande gekommen ist. Das Protokoll wird in ganzen Sätzen formuliert, Zeitstufe ist das Präsens. Der Stil ist knapp und sachlich.