Fakten Protokoll und Gesprächsnotiz
Für Diskussionsteilnehmer ist das Protokoll vor allem eine Erinnerungsstütze. Doch je nach Gesprächsform werden unterschiedliche Anforderungen an das Protokoll gestellt. Eine gute Vorbereitung ist besonders dann notwendig, wenn man sich mit dem Thema nicht so gut auskennt.
Das Wort Protokoll kommt vom griechischen Wort protokollon (gr. protos=der erste, kolla=Leim). Es bezeichnete das einer amtlichen Papyrusrolle vorgeleimte Blatt mit Angaben über Entstehung, Verfasser und Inhalt der Schriftrolle. (siehe bsv Sprachbuch S.20) Daraus können wir noch heute die Bedeutung des Protokolls erschließen: Es ist ein (amtliches) Dokument/Zeugnis, das – wie das vorgeleimte erste Blatt – etwas Amtliches, d.h. für viele Bindendes, haltbar macht und zugleich festhält.
Inzwischen beherrschen immer weniger Menschen Stenographie. Aus den Lehrplänen ist sie seit 2002 verschwunden. Für wörtliche Protokolle wird sie zum Beispiel beim Landtag immer noch von den meisten Protokollanten eingesetzt. Computerprogramme sind bis heute noch kein adäquater Ersatz, weil sie nicht zuverlässig genug sind, erklärt Gerald Petrzik, Leiter des Stenographischen Dienstes des Bayerischen Landtags.
Tipps zum Verfassen von Verlaufs- und Ergebnisprotokollen:
1. Vorbereiten
• Besorgen Sie sich ein paar Exemplare früherer Protokolle aus derselben Art von Veranstaltung. Daraus können Sie die speziellen formalen Vorgaben, wie Namen und Funktionen der Anwesenden und den dort üblichen Protokollstil, ent- und übernehmen.
• Wenn möglich, machen Sie sich vorher kundig über die zur Verhandlung stehende Sache. Je besser Sie sich darin auskennen, desto besser begreifen Sie, um was es bei welchen Beiträgen geht und worauf sie hinauswollen.
• Rüsten Sie sich mit genügend gut funktionierenden Stiften und vielen leeren Blättern aus. Oder schreiben sie in ihr Laptop, wenn sie das Schnellschreiben auf der Tastatur geübt sind.
2. Mitschreiben
• Schreiben Sie so viel wie möglich mit, weglassen können Sie das, was sich im Nachhinein als unbedeutend herausstellt, immer noch; Bedeutendes nachträglich aus dem Gedächtnis zu rekonstruieren ist schwer. Das gilt für das Ergebnis- wie für das Verlaufsprotokoll.
• Benutzen Sie Abkürzungen, aber nur solche, die Sie später noch entziffern können.
• Notieren Sie immer zuerst, um welchen Tagesordnungspunkt, welchen Teilaspekt oder welche Textstelle sich die folgenden Aussagen drehen. Gliedern Sie das bereits bei der Mitschrift übersichtlich (notfalls verschiedene Blätter) und nummerieren Sie die Blätter durch, sonst verzetteln Sie sich nachher garantiert.
• Versuchen Sie, was per Projektor oder Tafel, Flip chart oder Präsentation demonstriert oder festgehalten wird, möglichst wörtlich wiederzugeben.
• Das Schwierige beim Mitschreiben ist: Einerseits sollte man ganz präsent und bei der verhandelten Sache sein, andererseits sollte man nicht aktiv teilnehmen: Verzichten Sie also ausnahmsweise besser auf eigene Wortbeiträge, die lenken Sie nur von Ihrer Aufgabe ab, möglichst objektiv zu protokollieren. D.h. auch:
• Stellen Sie Ihre speziellen Interessen am Thema sowie alle mehr oder weniger schlummernden Vorurteile, Sympathien und Antipathien gegenüber den Gesprächsteilnehmern zurück. Versuchen Sie gleichsam wie ein neutraler Schwamm alles, was zur Sprache kommt, aufzusaugen und zu kondensieren.
• Begegnen Sie allen Beiträgen mit dem berühmten "principle of charity", d.h. versuchen Sie so viel Vernunft, Sinn und Berechtigung in ihnen zu entdecken, wie möglich. So treffen Sie am ehesten den Kern der Aussagen, den Sie festzuhalten haben.
• Fragen Sie nach, wenn Sie Grundlegendes nicht verstehen. Einzelne Fachbegriffe, die Ihnen unbekannt sind, sollten Sie nicht aus der Ruhe bringen, die können Sie später nachschlagen. Namen (und Vornamen) sofern sie wichtig sind, können Sie auch nach der Sitzung meist noch erfragen.
• Versuchen Sie bei jedem Tagesordnungspunkt/Teilaspekt die Ergebnisse festzuhalten, auf die sich die Teilnehmer einigen und/oder nicht einigen konnten.
• Falls es eine Fortführungsveranstaltung gibt, notieren Sie am Schluss den genauen Termin und das vorgesehene Programm.
3. Reinschrift
• Geben Sie alle nötigen formalen Angaben (mehr dazu Zusammenfassung); orientieren Sie sich dabei an dem, was bei derartigen Sitzungen Standard ist. Auch bei der Frage, wie lang und ausführlich Ihr Protokoll sein soll, hilft ein Blick auf die vorangegangenen, bereits abgezeichneten Protokolle.
• Lesen Sie Ihre Mitschrift noch einmal ganz durch und notieren Sie dabei der Reihe nach die Themengebiete/Tagesordnungspunkte, um die es ging.
• Mit einer vorangestellten Gliederung über die verschiedenen Themen/Tagesordnungspunkte, die verhandelt wurden, verschaffen Sie den Lesern Übersicht und Ihnen beim Zusammenfassung die nötige Struktur.
• Fassen Sie beim Verlaufsprotokoll unter jedem Gliederungspunkt die wesentlichen Beiträge kurz, sachlich und in indirekter Rede zusammen. Beim Ergebnisprotokoll halten Sie nur das Punkt für Punkt fest, worauf man sich einigen oder nicht einigen konnte, sowie alle gefassten Beschlüsse.
• Achten Sie auf Übersichtlichkeit, wählen Sie lieber einen Absatz mehr als einen zu wenig.
• Schreiben Sie, je nachdem, was bei derartigen Veranstaltungen Usus ist, im Präsenz oder Imperfekt – darüber streiten sich die Gemüter.
• Handelt es sich um eine Diskussion, zu der explizit verschiedene Fachleute aus unterschiedlichen Bereichen geladen sind, um ein Thema kontrovers zu beleuchten, sollten Sie erwähnen, von wem welche Beiträge, Beschlüsse und Vorschläge kommen. Steht die zu erörternde Sache im Vordergrund, können Sie die Argumente für sich sprechen lassen.
• Ergänzen Sie die Beiträge oder Argumente, wenn nötig, durch klärende Hinweise auf das zugrunde liegende Thema oder den Text.
• Falls Texte besprochen wurden, geben sie die Stellen genau an, samt Titel, Autor und Erscheinungsjahr.
• Lesen Sie das Protokoll zur Probe jemandem vor, der mit der Sache/dem Thema vertraut ist, aber nicht anwesend war. Verbessern Sie, was dem/der nicht verständlich war.
• Nach dem Vortrag, oder bevor Sie das Protokoll zu den Akten legen, sollten Sie alle Anwesenden oder zumindest den für die Veranstaltung Verantwortlichen fragen, ob noch etwas zu ergänzen oder unklar geblieben ist. Wenn ja, dann tragen Sie die nötigen Verbesserungen nach, wenn nicht, freuen Sie sich, fertig!
• Vergessen Sie nicht Ihre Unterschrift, denn so bürgen Sie für die "Wahrheit" des Dokumentierten.