1. Das wörtliche Protokoll

Das wörtliche Protokoll, das eine gesamte Debatte oder Verhandlung Wort für Wort dokumentiert und am Ende von allen Beteiligten oder einem Verantwortlichen unterzeichnet wird, gibt einen Gesprächsverlauf zweifellos am zuverlässigsten und beweiskräftigsten wieder. Wer immer meint, dass man ihm nachträglich das Wort im Munde herumgedreht hat, kann den Gegenbeweis durch das mitstenographierte wörtliche Protokoll antreten. Im Landtag und in einigen Gerichtsverhandlungen ist dieser sehr aufwändige Protokolltypus Usus. Wie so ein Protokoll aussieht, können Sie z.B. im Online-Angebot des Bayerischen Landtags erfahren.

Auch Zwischenrufe werden hier mitprotokolliert:
1. weil sich aus ihnen nicht selten ein anderer, unvorhergesehener Verlauf der Debatte ergibt,
2. um sie nachträglich rügen zu können, wenn sie "unziemlich" waren, erläutert Gerald Petrzik, der Leiter des Stenographischen Dienstes des Bayerischen Landtags. Welche Zwischenrufe und Lacher, welchen Beifall der Protokollant festhält, sei indes auch immer Ermessenssache. Auf jeden Fall sind sie ein belebendes Moment im Protokoll. Natürlich wird so eine Debatte des Plenums auch mit Tonbändern aufgezeichnet, aber der elektronische Mitschnitt ersetzt das schriftliche Protokoll nicht. "Das Tonband ist dem Protokollanten, was das Netz dem Artisten", erklärt Gerald Petrzik. Es sei nur eine Nothilfe, wenn der Protokollant etwas missverstanden oder versäumt hat. Selbst Spracherkennungsprogramme können den Protokollant bislang noch nicht ersetzen, weil sie immer noch zu ungenau arbeiten.

Die formalen Anforderungen an jedes Protokoll schreiben genaue Angaben vor

• zur Art des Zusammentreffens, z.B. Bayerischer Landtag, Wahlperiode und Sitzung des Plenums
• zum Datum
• zum Ort (Landtag München)
• zu den Tagesordnungspunkten/diskutierten Themen
• zu den Anwesenden (und gegebenenfalls den entschuldigt und unentschuldigt Abwesenden)
• zum Verlauf (Uhrzeit des Beginns, des Endes, der Pausen)
• zum Namen des/der Protokollanten bzw. des verantwortlichen Protokollführers samt Unterschrift.

2. Das Verlaufsprotokoll

Das zusammenfassende Verlaufsprotokoll informiert über die Entwicklung und die Ergebnisse eines Gesprächs, Seminars, einer Gerichtsverhandlung, Schulstunde, Tagung oder einer Debatte. Es dient den Anwesenden als Erinnerungsstütze, ist Information für alle Abwesenden und oft die Basis für das nächste Treffen. Es ist weniger aufwändig als das wörtliche Protokoll, aber es erfordert auch andere Fähigkeiten: Statt alles festzuhalten, muss sich der Protokollant hier auf die Kernpunkte des Gesprächs konzentrieren.

Diese sollte er stets prägnant und mit indirekter Rede wiedergeben; in welcher Zeitform, ob Präsens oder Imperfekt, darüber streiten sich die Gemüter. "Oberstes Ziel des Verlaufsprotokolls ist", wie Gerald Petrzik erläutert, "das Gesagte gut verständlich und möglichst objektiv wiederzugeben. In prägnanten Sätzen, die möglichst ohne Nebensätze und Kommata gleich zu Anfang die Kernaussage der Redner wiedergeben." Ein Patentrezept, wie viel gekürzt werden kann, gibt es nicht. Das ist abhängig von dem Grad der Redundanz der Redner und der Komplexität ihrer Aussagen. Entscheidend ist beim Kürzen, den Sinn der Aussage zu bewahren, ihn keineswegs zu verändern/zu entstellen. "Wenn der Protokollant etwas nicht verstanden hat, ist es ihm durchaus erlaubt, die Hand zu heben und nachzufragen, oder um nähere Erklärung zu bitten", so Gerald Petrzik.

3. Das Ergebnisprotokoll

Das Ergebnisprotokoll hält die Resultate einer Diskussion/eines Gesprächs fest: Zu welchen Klärungen es geführt hat, welche Uneinigkeiten nach wie vor bestehen, zu welcher gemeinsamen Zielsetzungen man sich aufgrund welcher Erwägungen entschlossen hat etc. Und das alles (Tagesordnungs-)Punkt für Punkt, bzw. Thema für Thema. Die formalen Anforderungen sind dieselben wie beim wörtlichen Protokoll und dem Verlaufsprotokoll. Wie es zu welchen Ergebnissen gekommen ist, ist anders als bei den ersten beiden Protokolltypen hier unwichtig. Es zählt nur, was überhaupt herausgekommen ist, und das sollte so präzise wie möglich formuliert werden.

Folgende goldene Regeln, die bei jedem Protokollschreiben beachtet werden sollten, empfiehlt Gerald Petrzik:

• "Wichtig ist es, sich von einem Thema oder einem fremden Begriff nicht beeindrucken, nicht irritieren zu lassen, auch wenn sie überraschend kommen. Man kann nachträglich immer noch seine Fragen mit der Fachliteratur klären.
• Formulieren Sie prägnant und rücken Sie den Hauptakzent der Aussage nach vorne, an den Satzanfang.
• Wenn möglich, schauen Sie das Protokoll am nächsten Tag noch einmal gründlich an und prüfen Sie, ob es für den durchschnittlichen Leser, der nicht anwesend war, verständlich ist."